Offerten einholen

1. Einheitliche Anfragen

Als erstes ist es wichtig, dass sie die Ergebnisse aus der Vorbereitung und dem allfälligen Pflichtenheft in einer Form aufschreiben, damit die angefragten Webagenturen möglichst alle notwendigen Informationen für die Offerterstellung bekommen. Sie sollten sich zwischen zwei und fünf Offerten einholen. 

Ziel ist es, dass Sie durch die Form und den Umfang Ihrer Anfrage Offerten erhalten, die sich anschliessend auch wirklich vergleichen lassen. 

2. Inhalt der Anfragen

Machen Sie sich erst einmal Gedanken darüber, welche Schlüsselwerte einer Offerte Sie benötigen, um diese am Ende miteinander vergleichen zu können. 

Wichtig: wenn Sie mit Fachbegriffen wie API, PHP, JSON, etc. nicht viel anfangen können, schreiben Sie in Ihrer Anfrage möglichst am Anfang, dass Sie sich mit diesen Fachbegriffen nicht auskennen. Dann können Sie bei der Offerte erkennen, ob diese auch so formuliert ist, dass Sie diese verstehen. 

Hier einige Ideen, die einen solchen Bestandteil der Anfrage darstellen können:

Investitionskosten

• Kosten für die Planungsphase (nur bei komplexen Projekten)
• Kosten für das Webdesign
• Kosten für die Entwicklung
• Kosten für die Inbetriebnahme und einmalige Schulung, wenn notwendig

Hinweis: bei kleineren Projekten können diese Positionen auch auf einen Wert begrenzt werden.

Weiterführende, regelmässige Kosten

• Regelmässige Kosten für Wartung und Pflege (lesen Sie dazu hier mehr)
• Kosten für das Hosting
• Nachfrage, welche sonstigen Kosten entstehen können

Sonstige Informationen zum Abfragen

• Über wie viel Erfahrung verfügt die Agentur bei der Entwicklung von ähnlichen Projekten?
• Welches CMS wird eingesetzt, falls eines eingesetzt wird. Und welche Alternative möglich wäre?
• Welche Kosten können entstehen, die in der Offerte nicht berücksichtigt sind?
• Entweder Sie geben eine Zeitplan vor und fragen, ob dieser eingehalten werden kann oder Sie fragen nach einem Zeitplan. 

3. Zeitvorgabe

Wenn Sie Offerten einholen, sollten Sie den Agenturen einen Termin für die Abgabe der Offerte setzen. Je komplexer ein Webprojekt ist, desto mehr Zeit sollten Sie einer Webagentur geben. Setzen Sie keinen Termin, der kürzer als eine Woche ist, denn die Ausarbeitung einer individuellen und genauen Offerte braucht Zeit.

Geben Sie den angefragten Webagenturen auch die Möglichkeit von Nachfragen. Sollten solche Nachfragen so allgemein gültiger Natur sein, dass diese auch für die anderen Agenturen wichtig sind, dann teilen Sie diese auch allen Bewerbern mit.